Siklus Penggajian

Siklus Penggajian

Siklus manajemen Sumber daya manusia dan penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

Dengan mempelajari siklus penggajian dan managemen SDM, ada 3 fungsi dasar SIA (Sistem Informasi Akuntansi) yang dapat kita capai :
Proses data transaksi tentang aktivitas tenaga kerja
Mengamankan aset organisasi
Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

Penggajian
Departemen penggajian bertanggung jawab untuk perhitungan sesungguhnya dan menyiapkan penggajian. Beberapa karakteristik lain sebagai berikut :
Penggunaan rekening gajian imprest secara terpisah untuk slip gaji yang memudahkan rekonsialisasi
Rekonsialisasi independen dari laporan bank untuk rekening penggajian
Penggunaan master pembayaran independen

Siklus Penggajian
Proses penggajian sangat kompleks. Proses penggajian ditentukan oleh hukum dengan sanksi hukuman penjara untuk kelalaian yang disengaja dalam mengelola pencatatan yang memadai. Tanggung jawab analisis sistem untuk selalu menjaga agar tetap sesuai dengan hukum.
Persyaratan Pemrosesan Penggajian
Banyak file yang harus dikelola dalam sistem penggajian. Informasi dasar karyawan, seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan - potongan perlu untuk menyiapkan gaji. File yang diperlukan dalam laporan pemerintah, tabel pajak, pensiun, perencanaan tunjangan kesehatan, dan perencanaan merupakan contoh informasi yang diperlukan untuk mendukung prosedur penggajian.

Aktifitas Penggajian
Perbarui File Induk Penggajian
Memperbarui file induk penggajian digunakan untuk merefleksikan perubahan. Misalnya ada perekrutan karyawan, pemberhentian karyawan, perubahan tingkat upah dan lain-lain. Data ini harus diperbarui setiap periode penggajian.
Setiap perubahan pembayaran harus dimasukkan secara tepat waktu. Agar secara tepat dapat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak
Memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya. Ini terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Maksudnya adalah, ketika gaji si A naik maka informasi tersebut harus diperbarui. Dan jika kita mendapat potongan gaji, contoh untuk Pajak Penghasilan (PPh) dan untuk iuran pensiun juga harus diperbarui.

Validasi Data Waktu dan Penggajian
Disini terjadi pengesahan data waktu kehadiran karyawan. Informasi ini datang dalam beragam bentuk, tergantung status pembayaran pegawai.
Status pembayaran pegawai di bagi menjadi 4:
Kartu Waktu  (untuk membayar pegawai yang berdasar per jam)
Laporan tersendiri bagi profesional
Komisi langsung dan komisi gaji plus
Insentif dan Bonus
Peluang penggunaan teknologi informasi :
Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis (sebagai pengganti kertas).
Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.

Mempersiapkan Penggajian
Pada tahap ini, data tentang lamanya waktu kerja disediakan oleh departemen dimana pekerja tersebut berada. Informasi tingkat gaji di dapat dari file induk penggajian pada tahap pertama siklus penggajian. Bagian yang bertanggung jawab untuk menyiapkan cek pembayaran tidak dapat menambahkan catatan baru pada file tersebut karena proses itu telah dilakukan pada tahap kedua.
Prosedur pada tahap ini :
Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen penggajian operasi komputer
File transaksi penggajian diurut berdasar nomor pegawai
File yang telah diurutkan digunakan untuk cek gaji pegawai
Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangi gaji kotor untuk mendapat gaji bersih
Potongan-potongan yang diambil adalah :
Pajak Penghasilan (PPh)
Potongan sukarela (iuran pensiun)
Barulah setelah itu semua di cetak cek gaji pegawai.

Pembayaran Gaji
Pembayaran cek gaji pegawai. Pembayaran dibayar dengan cek atau deposit langsung ke rekening bank pegawai.
Peluang penggunaan teknologi informasi:
Penyimpanan Langsung
Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian dan organisasi tenaga kerja.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang dibayar perusahaan
Pada tahap ini perusahaan membayar beberapa PPh dan kompensasi pegawai secara langsung. Kontribusi karyawan untuk membayar dari gaji kotor digunakan sebagai dana asuransi. Pekerja berkontribusi terhadap sarana kesehatan, orang cacat dan premi.

Keluarkan Pajak penghasilan dan Potongan-potongan lain
Aktifitas terakhir adalah proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai. Organisasi harus secara periodik membuat cek / transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi. Dana yang sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi seperti tabungan gaji, harus di bayarkan ke organisasi terkait.

 
Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah
Petugas Absensi

Menjaga bagian check lock / finger print
Mengecek absensi karyawan
Membuat daftar absensi karyawan
Membuat daftar lembur karyawan

Manajemen Sumber Daya Manusia

Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan
Menghitung Biaya Asuransi Karyawan
Menyerahkan dokumen-dokumen
Menyetor uang ke bank
Membuat laporan penggajian

Karyawan

Menerima slip penggajian
Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
Mengecek dan mengambil uang di bank

Pemerintah

Menerima slip pajak penghasilan
Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
Mengecek dan mengambil uang di bank

Asuransi

Menerima slip biaya asuransi
Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan
Mengecek dan mengambil uang di bank

Bank

Menerima daftar gaji dan lembur karyawan
Menerima daftar pajak penghasilan karyawan
Menerima daftar biaya asuransi karyawan
Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan
Membuat slip gaji dan lembur karyawan
Membuat slip pajak penghasilan karyawan
Membuat slip biaya asuransi karyawan
Menyerahkan slip-slip ke perusahaan (bagian MSDM)

Pimpinan

Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia
Mengecek laporan penggajian
Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

Tujuan Pengendalian, Ancaman dan Prosedur
Selain tugas - tugasnya, Siklus manajemen SDM / Penggajian juga memiliki fungsi utama yaitu pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan - tujuan berikut ini : 
Semua Transaksi Penggajian diotorisasi dengan benar
Semua Transaksi Penggajian yang dicatat valid
Semua Transaksi Penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
Semua Transaksi Penggajian dicatat secara akurat 
Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah terpenuhi 
Aset (baik kas maupun data) dijaga dari kehilangan atau pencurian 
Aktivitas siklus manajemen SDM / Penggajian dilakukan secara efisien dan efektif

Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian ) berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendalian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut.
Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja
Bentuk ancaman :
Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk.
Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referensi dan riwayat pekerjaan.
Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan 
Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk memperkerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.
Pemrosesan Penggajian
Bentuk Ancaman :
Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan.
Data waktu yang tidak akurat 
Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja.
Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat
Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan 
Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan rekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian.
Umum
Bentuk Ancaman :
Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengendalian akses fisik dan logis enkripsi data.
Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.